Tjänstebeskrivning

Arbetsmiljöverktygets modul för fördelning av arbetsmiljöuppgifter tillåter skapar förutsättningar för organisationer att fördela uppgifter  kopplade till arbetsmiljöarbetet för att uppfylla lagkravet i enlighet med AFS 2023:1. 

Systemet ska organisera och följa upp status på varje mottagares fördelade uppgifter. 

Nedan följer en beskrivning på varje användarnivås funktionalitet i systemet. 

Administratörer ska skapa roller för användargrupper utifrån ansvarsnivå i organisationen. Dessa roller skapas i systemets administratörsbehörighet och sätts upp unikt för varje kund. Ingen begränsning i antal finns. 

Administratörer kopplar användare till dessa roller för att styra vilket eller vilka arbetsmiljödokument som ska mottas av användaren. 

Administratörer kan sätta upp ett obegränsat antal mallar för fördelningsdokument. Dessa ska innehålla: 

1. Rubrik (textfält)
2. Avsändarens titel eller funktion (textfält)
3. Dokumenttyp (organisation eller fristående) 
4. Mottagare (vilka roller som ska motta dokumentet, flervalsvält)
5. Beskrivning (textfält) - detta fält ska ge användaren möjlighet att editera text så som fetstil, kursiv, färgval, punktlistor etc. 

Dokumentet ska innehålla specificerad information i punktform om innehållet i dokumentet. Administratören ska kunna byta ordning på dessa genom "drag & drop"-funktion. Dessa ska innehålla: 

1. Rubrik (textfält)
2. Beskrivning (textfält) - detta fält ska ge användaren möjlighet att editera text så som fetstil, kursiv, färgval, punktlistor etc. 
3. Valbart - bilagor. Administratörer ska kunna bifoga stödmaterial så som powerpoints, PDF-dokument och bilder. 

Vid dokumenttyp fristående: 

Arbetsmiljöverktyget listar under mallen vilka användare som har en roll som träffas av kravet i dokumentet. Systemet visar vilken status dokumentet har hos mottagaren. Listor går att sortera och filtrera efter innehållet.

• Väntar - dokumentet har skickats men användaren har inte godkänt det än.
• Godkänd - dokumentet har skickats och mottagande användare har godkänt dokumentet i sin helhet. 
• Returnerad - dokumentet har skickats och mottagande användare har returnerat delar av dokumentet eller hela dokumentet sin helhet.

Arbetsmiljöverktyget listar under mallen vilka användare som har en roll som träffas av kravet i dokumentet men som inte mottagit ett dokument. Administratören kan välja att skapa ett dokument till en enskild användare eller till ett större urval användare i listan 

Vid dokumenttyp organisation:

Arbetsmiljöverktyget listar under mallen vilka användare som har en roll som träffas av kravet i dokumentet. Systemet visar vilken status dokumentet har hos mottagaren. Listor går att sortera och filtrera efter innehållet.

• Väntar - dokumentet har skickats men användaren har inte godkänt det än.
• Godkänd - dokumentet har skickats och mottagande användare har godkänt dokumentet i sin helhet.
• Returnerad - dokumentet har skickats och mottagande användare har returnerat delar av dokumentet eller hela dokumentet sin helhet.

Genom att klicka på returnerade dokument kan administratörer läsa returneringskommentarer, ta del av dokumentets händelselogg, återkalla dokumentet, arkivera dokumentet och ladda ned dokumentet som PDF. 

Administratörer kan hämta ut en rapport där systemet redogör för fördelningar per användare som visar fördelningslinjen genom organisationen utifrån systemets organisationshierarki. 

När en ett fördelat dokument skickats ut till en användare får användaren ett mail som noterar om att ett dokument finns mottaget. Mailet innehåller en länk som tar användaren genom organisationens valda inloggningsmetod till dokumentet. 

Vid inloggning noterar systemet användaren genom ikon och text på startsidan att det finns ett dokument att godkänna. 

Användaren kan läsa dokumentet, ladda ned bilagor och välja att godkänna enskilda punkter eller hela dokumentet. Detta förvaras på användarnivå. 

Användaren kan returnera en eller flera punkter i ett dokument. Då måste en kommentar om returnering fyllas i för varje returnerad punkt. 

Användaren kan ta del av en lista med fördelade arbetsmiljöuppgifter till användare under sig själv i organisationshierarkin. I listan kan användare skicka fördelning till andra användare som träffas av kriterier administratörer satt upp för det nuvarande dokumentet. 

Användaren kan ladda ned sitt godkända dokument i utskrivbart format. 

När en ett fördelat dokument skickats ut till en användare får användaren ett mail som noterar om att ett dokument finns mottaget. Mailet innehåller en länk som tar användaren genom organisationens valda inloggningsmetod till dokumentet.

Vid inloggning noterar systemet användaren genom ikon och text på startsidan att det finns ett dokument att godkänna.

Användaren kan läsa dokumentet, ladda ned bilagor och välja att godkänna enskilda punkter eller hela dokumentet. Detta förvaras på användarnivå.

Användaren kan returnera en eller flera punkter i ett dokument. Då måste en kommentar om returnering fyllas i för varje returnerad punkt. 

Användaren kan ladda ned sitt godkända dokument i utskrivbart format.