Administrera årshjulet

Logga in som administratör i Arbetsmiljöverktyget och välj modulen "Årshjul" i navigationsfältet.

Om detta är första gången du använder dig av systemets årshjul bör du mötas av en tom sida. Klicka på "+Lägg till ". Nu öppnas en ny ruta där du kan fylla i information för årshjulets första aktivitet. Fyll i uppgiftens Rubrik, vilket år den ska driva statistik för och om det är en undersökning (skyddsrond/riskbedömning) eller en uppgift som görs utanför systemet.

Om du väljer "Undersökning" behöver du också välja en mall som systemet ska utgå ifrån när uppgiften skapas. Om din mall inte finns i listan behöver den aktiveras i modulen "Mallar" först. 

För att planera aktiviteter i systemets årshjul lägger du till en rubrik  som beskriver uppgiften.  

I fältet "Beskrivning" fyller du i instruktioner och information om den aktuella uppgiften och väljer sedan för vilket år uppgiften gäller. Om du vill skicka med bilagor eller webblänkar som stöd lägger du till dem i respektive fält. Filer och webblänkar behöver döpas (fältet namn). Bilagan och URL för webblänken läggs sedan till under respektive ruta. 

Om du vill skicka med filer tillsammans med uppgifter kan du ladda upp dem under fliken "Bilagor". Klicka på "lägg till bilaga" och fyll sedan i ett namn för filen och ladda sedan upp den på knappen "Ladda upp fil". 

En uppgift i årshjulet schemaläggs och skickas sedan ut automatiskt i enlighet med schemat. För att schemalägga uppgiften klickar du på "+lägg till" och fyller i formuläret. 

Välj vilka arbetsplatser som påverkas av schemat under "Arbetsplats". Systemet lägger automatiskt till alla arbetsplatser under den valda i trädet. 

"Från" och "till" avgör vilket tidsspann aktiviteten ska genomföras. Informationsmail skickas ut det datum som är valt. Om inget datum väljs finns uppgiften med i veckomailet som systemet skickar ut.

Inkluderade arbetsplatser: 

• Alla - uppgiften ska genomföras på alla arbetsplatser från vald nivå och nedåt
• Endast vald - endast på denna arbetsplats och ingenting under
• Vald och en nivå ner - denna arbetsplats och endast en nivå nedåt. Ingenting annat. 

Inkludera arbetsplatser som ej går att rapportera på: 

I ert organisationsträd finns en inställning på arbetsplatser som styr om det går att rapportera ärenden där eller ej. Denna funktion tittar på den inställningen och ser om systemet ska "hoppa över" de arbetsplatserna för vald årshjulsuppgift. Väljer du 'NEJ' sorterar systemet automatiskt bort de arbetsplatser där användare inte kan rapportera ärenden på. 

Exkluderade arbetsplatser

Här kan du välja att manuellt exkludera arbetsplatser från kravet i årshjulsuppgiften. OBS - du kan klicka på flera och markera dem. 

Ett schema illustreras i listan på systemet. En uppgift kan schemaläggas flera gånger, t ex på olika platser i organisationen. 

Under fliken "aktiviteter" kan du se vilka arbetsplatser som har krav på vald uppgift och hur status på genomförande är.